El uso y explotación de los Sistemas Contables Computarizados (página 2)

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Hay que tener en cuenta además que la existencia cada
vez mayor de virus
informáticos, los cuales no sólo aumentan en
cantidad sino también en forma aún más
sofisticada que hacen daño en
los sistemas, es este
un factor a tener presente para poder asegurar
la explotación eficiente del sistema
contable.

Desarrollo

La entrega de los estados
financieros es hoy cada día más ágil y
exacta, permitiendo a los directivos tomar las decisiones a
tiempo, y a
los contadores proveerse de muchas herramientas
para poder cuadrar las operaciones
contables y producir los informes que
se usan en un negocio automáticamente, así como la
elaboración de facturas, estados mensuales de cuentas por
cobrar a clientes,
cheques de
nóminas
y estados de ingreso de los empleados, entre otros.

El uso de la informática en la contabilidad
posee numerosas ventajas entre las cuales podemos mencionar:

1- Rapidez: Un sistema computarizado puede
proporcionar información con más rapidez que
uno manual porque la computadora realiza en forma
instantánea las operaciones que se le indiquen
ofreciendo los datos pertinentes según el sistema
contable que esté conformado, mientras que un sistema
manual de contabilidad consume mucho tiempo al no poder
procesarse la información con la exactitud y rapidez
correspondiente.
2- La información a procesar es mayor: El
volumen de información que se necesita para poder
llevar con éxito las operaciones tanto mercantiles
como económicas financieras son muy grandes, no siendo
posible en un mundo globalizado estar poder subsistir ante el
empuje de las grandes transnacionales de la
información.
3- Protección contra errores: El uso de la
computadora reduce mucho el número de errores porque
hace los cálculos con más exactitud que un ser
humano. También los sistemas de contabilidad
computarizados tienen muchas características que
protegen incluso contra errores contables. Por ejemplo, todos
los sistemas contables no aceptan un asiento en que el debe y
el haber no sean iguales.
4- Pases automáticos al mayor de cuentas: Los
pases al mayor se realizan en forma automática con un
enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al
mayor no sólo consume bastante tiempo sino que puede
traer muchas dificultades si se realiza manualmente. El uso
de la computadora asegura que cada asiento se pase con
exactitud. Esto evita errores como el doble pase, el pase a
una cuenta equivocada. etc.
5- Preparación automática de informes:
En un sistema de contabilidad computarizado los informes se
pueden producir automáticamente, diarios, mayores,
estados financieros e informes especiales que ayuden a la
administración a tomar decisiones.
6- Impresión automática de informes:
Puede proporcionar muchos documentos que se usan en un
negocio, facturas, estados mensuales de cuentas por cobrar a
clientes, cheques de nóminas y estados de ingreso de
los empleados, entre otros.

Análisis de
los sistemas contables computarizados

Sin embargo el establecimiento de un sistema de contabilidad
en una entidad es un proceso
complejo que si no está bien eslabonado puede influir
negativamente en los resultados de la gestión
empresarial, por eso hoy en día los sistemas
contables deben instalarse y ser operado por personal
calificado. El primer paso que tiene que dar el contador de una
organización económica es el
establecimiento del sistema contable, es decir planificar y poner
en funcionamiento la forma en que va a fluir la información dentro de la empresa. Se
trata de establecer clasificación de cuentas, libros a
utilizarse, formas, procedimientos y
controles que sirvan para contabilizar y controlar los bienes, las
obligaciones,
ingresos,
gastos y los
resultados de las transacciones, lo cual va ha plasmarse en
normas y
métodos
diseñados en los manuales.

Por eso el contador debe:

1- Estudiar la naturaleza del negocio,
2- Analizar el tipo de operaciones que deben
ocurrir,
3- Diseñar y seleccionar formas y registros
necesarios para anotar las operaciones,
4- Estimar los costos de dichos registros,
5- Tener dominio de los equipos a utilizar,
6- Reclutar y seleccionar el personal así como
proceder a su adiestramiento y compenetración con el
sistema a instalar.

Una vez diseñado el sistema de contabilidad se debe
proceder a la estructuración del mismo pasando al registro de las
transacciones mercantiles y realizando periódicamente la
verificación o auditoria de los asientos en los libros,
garantizando su veracidad, para un posterior análisis e interpretación de los resultados por parte
de los directivos de la
organización.

Todas estas tareas las debe realizar el contador o por lo
menos participar de forma activa en cada una de ellas. Procesar
la información contable significa recopilar, organizar y
procesar información y comunicarla a los usuarios, es
decir no es más que valerse de la ciencia y
la técnica para desarrollar la contabilidad como ciencia en
sí. Gran parte del procesamiento de esta
información se realiza a través de las computadoras,
no obstante el propósito de un sistema de
información contable es elaborar los estados
financieros y los demás informes usados por los gerentes,
acreedores y personas interesadas en evaluar el negocio.

Para poder aplicar esta técnica a la rama de la
contabilidad se necesita conocer profundamente el sistema de
gestión
contable que se esté aplicando en la empresa. El
sistema de información contable es la combinación
del personal, los registros y los
procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus
necesidades rutinarias de información financiera. Para
administrar y evaluar un negocio es importante tener una
comprensión básica de los sistemas de contabilidad.
Como gerente
quizá se sienta tentado a contestar, "siempre puedo
contratar a un especialista para que diseñe el sistema de
información y lleve la contabilidad". Quizá, pero
estará en mejor posibilidad de comunicarse con los
integrantes de su organización si comprende cómo
opera el sistema de contabilidad.

Elaborar un sistema de contabilidad y perfeccionarlo es
aplicar la ciencia al desarrollo de
la contabilidad, el sistema de contabilidad es el pegamento que
mantiene juntas las diversas partes de una organización.
Ayuda a los gerentes a cumplir exitosamente con sus
responsabilidades. Desde luego que el probable comprador del
negocio examina el sistema de contabilidad para comprender
cómo funciona la organización.

Debido a que cada negocio tiene necesidades de
información diferentes, cada uno usa un sistema de
información contable distinto. Por ejemplo, las empresas
públicas, las comercializadoras, las agrícolas y
las productoras necesitan sistemas de
información diferentes para contestar los tipos
especiales de pregunta que se presentan en la operación de
su negocio.

La instalación del sistema es parte de la
aplicación de la técnica en la contabilidad, e
incluye seleccionar y capacitar a los empleados para operar el
sistema, probarlo y modificarlo según sea necesario. Con
frecuencia la instalación resulta más
difícil de lo que se había planificado. Incluso con
un estudio cuidadoso durante la fase del diseño
se pueden presentar dificultades imprevistas. Si no se eliminan
las fallas del sistema, este no llevará a cabo las tareas
para las que se ha creado.

El proceso de aprendizaje de
las técnicas
nuevas tiene muchas complejidades a lo cual siempre en un inicio
se le hace rechazo por parte de los que no la saben utilizar, por
cuanto el uso de las técnicas tradicionales se dominan y
provocan en muchos casos el amor hacia
algo caduco pero hasta ese momento manejable por las personas que
lo hacían. En nuestro caso hemos llegado a muchas empresas
donde incluso trabajadores con nivel universitario no dominan las
técnicas de la informática y le hacen hasta
rechazo, alegando que ellos no son informáticos. Craso
error cuando sabemos que buscan una justificación para
esconder su ignorancia hacia lo novedoso.

Influencia de la
universalización

No obstante con el proceso de universalización que se
lleva a cabo en todo nuestro país se ha adquirido notable
conciencia sobre
la importancia de elevar el nivel cultural y científico de
los trabajadores. Las empresas de nuestro territorio están
inmersas en la renovación de la técnica contable en
aras de ponerse a tono con el proceso social que enfrentamos a
diario, con las transformaciones que sufre no sólo la
economía a nivel territorial, sino en todo
el universo
que nos rodea.

El desarrollo de la ciencia, la técnica y la tecnología en la rama
económica ha sido muy notable, el impulso que estas
herramientas del saber han tenido gracias al intelecto humano, le
ha permitido al hombre
controlar sus propios pasos en el mundo de la contabilidad como
ciencia, la cual ha pesar de su antigüedad, mantiene hoy en
día una vigencia absoluta, gracias al desarrollo que se ha
venido planteando, a su evolución en conjunto con los
desafíos que el mundo económico le ha impuesto y por lo
tanto, los contadores han sabido responder a los constantes
problemas que
se dan a diario debido al aumento en orden geométrico de
las relaciones comerciales entre los países, las empresas
y las organizaciones de
corte político, económico o social, además
de las nuevas modalidades de intercambio comercial que aparecen
constantemente, siendo imprescindible mantener la
actualización constante tanto de la contabilidad como
ciencia como de la informática como herramienta que
permita asumir estos desafíos.

En el mundo de hoy no se concibe un gerente, administrador o
directivo de una organización empresarial que no
esté a tono con el uso de las nuevas técnicas que
permiten desarrollar las ciencias
económicas ya que el negocio para poder hacerlo eficiente
al máximo es necesario dominar, no sólo el arte de registrar
los hechos económicos sino el de analizarlos para tomar a
la misma velocidad con
que se mueve el desarrollo de la técnica, las decisiones
pertinentes para lograr la realización plena de nuestra
satisfacciones materiales y
espirituales.

Es muy importante para los directores de las organizaciones,
que tengan un mínimo de conocimiento
tanto de contabilidad como de informática, comprender que
las empresas del futuro tienen que estar dirigidas por gerentes
de vanguardia en
los conocimientos económicos y tecnológicos. Una
organización tiene que ser dirigida por una autoridad
central capaz de controlar el trabajo de
cada uno de sus miembros para que evitar que no se produzcan
desviaciones de los planes trazados. La fuerza para
conseguir esos resultados se llama control
administrativo y los medios para
lograrlo son los instrumentos de control, de
ahí que para tener un control eficaz de las operaciones de
la organización se deben crear las relaciones adecuadas
entre las diversas funciones del
negocio y los resultados finales de operación, de lo
contrario sería imposible lograr el buen funcionamiento
del sistema contable montado en la entidad.

A pesar de esta afirmación, nuestras empresas en el
territorio aún muestran poco desarrollo de los sistemas
contables montados en soportes informáticos. La
limitación de recursos por un
lado y el poco interés de
algunos directivos por desarrollar estas técnicas, no
permiten que se avance con la agilidad necesaria en esta
actividad. Incluso se encuentran auditores que el territorio no
manejan las técnicas de la computación y le hacen rechazo a los
sistemas contables montados en software, porque no
comprenden su funcionamiento. Se les hace difícil auditar
ciertas actividades lo cual es una muestra de falta
de profesionalidad y de conocimiento de la ciencia y la
tecnología.

La universidad
nuestra está desarrollando cursos de capacitación que apoyados por el gobierno y las
asociaciones no gubernamentales permitirán borrar esta
huella de desconocimiento entre lo tradicional y los novedoso. En
nuestro territorio quedan aún empresas que llevan los
sistemas contables de forma manual, lo cual
entorpece el trabajo
elevando los costos indirectos
por concepto de
salario pagado en
exceso al personal que procesa la información contable.
Pero además en algunas de ellas la introducción de la computadora
lejos de beneficiar la eficiencia
económica de la empresa, ha permitido elevar los gastos
debido a que el personal al no estar entrenado para manejar la
técnica, necesitan un operario aumentando por consiguiente
la plantilla, y por ende los gastos por los conceptos dichos
anteriormente.

El desarrollo de la técnica ayuda a mejorar la agilidad
de los procedimientos contables, no se puede dudar del papel que
tiene que jugar el hombre. Un
contador experimentado es capaz de manejar con eficiencia las
bondades que le brinda el uso de la técnica
informática, al poder realizar los análisis de los
datos que
obtiene correctamente en aras de tomar a tiempo las decisiones
pertinentes, lo cual no puede hacer una máquina, por
cuanto el hardware no piensa aunque
tenga incluido un software de última generación.
Por eso hasta estos momentos el papel del hombre en el control y
análisis de los sistemas contables y de la
información que ellos ofrecen es insustituible.

Hoy ya muchos comprenden que no sólo es necesario
alcanzar un nivel profesional para poder cumplimentar ciertas
metas que nos trazamos en la vida, sino que también se
hace imprescindible ser un profesional capaz, tener o desarrollar
el intelecto para aumentar el nivel de satisfacción que la
vida nos depara. Dicha fortaleza debe ser bien aprovechada de
forma que se vincule con inteligencia y
deseos de trabajar el estudio que ellos logren hacer en su
formación profesional con la labor que desarrollan en las
entidades. La función de
la universidad va más allá de la utilización
de los conocimientos adquiridos a fin de aumentar de forma
directa o indirecta el bienestar material, la felicidad y el
confort de la humanidad. En nuestros días la enseñanza superior se considera una
institución destinada no sólo a ampliar
conocimientos y a formar a los jóvenes sino también
a difundir y a aplicar esos conocimientos.

Conclusiones

Las instituciones
educacionales y sobre todo en nuestro municipio tienen que
enfrentar numerosos obstáculos para poder conciliar los
intereses de la institución con los de la sociedad,
reflejándose este inconveniente en todos los sujetos que
intervienen en el proceso.

No podemos olvidar que los estudios universitarios deben verse
ante los ojos de todos los que estén implicados o no en
este proceso como una inversión a largo plazo de capital humano,
que tendrá que rendir sus frutos, y que por eso la
actividad extensionista que realicemos, debe contribuir
esencialmente a la
comunicación entre los sujetos que participan en este
proceso, involucrando a través del diálogo,
el desarrollo de ideas que permitan conocer las
características de la realidad cultural de cada comunidad, sus
valores,
potencialidades, recursos y también conocer los problemas
y el nivel alcanzado en la forma de ver la vida en la sociedad,
lo cual nos permite además precisar los objetivos
esenciales de la actividad extensionista mediante los
diagnósticos que podamos efectuar, siempre contando con el
apoyo de los estudiantes, como vía para crear en ellos
métodos y habilidades del conocimiento con el objetivo de
formar un profesional con una cultura
general integral que sea capaz de cubrir las necesidades de
profesionales de las ciencias en el territorio, con el fin de
enfrentar los problemas tanto en el orden económico,
político como en lo social, exaltando el papel de la
Universidad como promotora de cultura dentro de la comunidad.

Para poder dar solución a esta estrategia que se
propone podemos implementar un conjunto de acciones
concretas que permitan seguir de cerca el desarrollo de cada
tarea y de esta forma poder realizar un mejor control sobre el
cumplimiento de cada una de ellas, así como continuar el
desarrollo de las iniciativas que surjan de la base y que ayuden
a comprender aún más la tarea que tenemos que
resolver, partiendo de criterios propios.

Bibliografía

1- Núñez Jover, J., La Ciencia y la
Tecnología como procesos sociales, Editorial
Félix Varela, 2003, Cuba
2- Colectivo de autores, Tecnología y
Sociedad, Editorial Félix Varela, 2006, Cuba
3- Colectivo de autores,2003, Contabilidad Tomo I ,
Editorial Federico Engels, Cuba
4- Colectivo de autores,2003,Contabilidad Tomo II,
Editorial Federico Engels, Cuba
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Política del Capitalismo. Tomo I, Editorial
Félix Varela, Cuba
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de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, 2005,
Cuba